Informativa privacy di Skedo
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"). Versione del 23 ottobre 2026.
1. Titolare del trattamento
ALFIERE S.A.S. DI ENRICO SOAVI & C., Via Madre Cabrini 10, 20122 Milano, P.IVA IT03056570967 ("Alfiere"), PEC soavi@pec.it. Per ogni richiesta sulla privacy, comprese quelle che sarebbero rivolte a un responsabile della protezione dei dati: amministrazione@alfiere.digital.
Alfiere non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO), perché non è tenuta a farlo ai sensi dell'art. 37 GDPR.
2. A chi si rivolge questa informativa
Questa informativa riguarda i dati che Alfiere tratta come titolare:
- le persone che lavorano per le aziende clienti di Skedo e usano il servizio ("Utenti");
- i referenti delle aziende clienti per contratto, fatturazione e assistenza;
- chi visita ske.do o contatta Alfiere;
- i clienti, i potenziali clienti e i referenti delle aziende clienti i cui dati sono inseriti in Skedo, per il solo uso descritto nella sezione 6.
I dati che le aziende clienti inseriscono in Skedo sui propri clienti, potenziali clienti e contatti, compresi quelli raccolti con la ricerca sul web, sono trattati da Alfiere come responsabile per conto di ciascuna azienda cliente, che ne è titolare. Per quei dati, l'interessato può rivolgersi direttamente all'azienda che li gestisce; se scrive ad Alfiere, la sua richiesta viene inoltrata all'azienda interessata. Fa eccezione l'uso di questi dati, pseudonimizzati, per sviluppare Skedo e i modelli di Alfiere, per il quale Alfiere è titolare (sezione 6). La sezione 10 spiega come funziona la ricerca sul web.
3. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi | Fonte |
|---|---|---|
| Identificazione e contatto | Nome, email, numero di cellulare, azienda e ruolo | L'Utente o la sua azienda |
| Accesso e sicurezza | Codici di accesso (monouso, conservati solo fino alla scadenza), sessioni, indirizzo IP, data e ora degli accessi, tipo di dispositivo e browser | Generati dall'uso del servizio |
| Impostazioni | Orari di lavoro, fuso orario, preferenze per riepiloghi e avvisi | L'Utente o la sua azienda |
| Uso dell'assistente | Messaggi, note vocali e relative trascrizioni, immagini e documenti inviati all'assistente; stato temporaneo della conversazione | L'Utente |
| Collegamento a Google Drive | Credenziali di accesso ai soli file creati da Skedo, cifrate | L'Utente, se lo attiva |
| Contratto e fatturazione | Ragione sociale, dati fiscali, referenti, pagamenti | L'azienda cliente |
| Assistenza | Contenuto delle richieste e della corrispondenza | L'interessato |
| Dati per lo sviluppo, pseudonimizzati | Contenuto dei record del CRM, dei messaggi, delle note vocali e dei documenti scambiati con l'assistente, risposte dell'assistente, istruzioni e regole impostate, dati sull'uso del servizio, privati di nomi, numeri di telefono, email e altri identificativi diretti | L'azienda cliente e gli Utenti |
4. Finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione
| Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|
| Creare e gestire l'account, verificare l'identità e il numero di telefono, far funzionare l'assistente su WhatsApp e web | Esecuzione del contratto con l'azienda cliente (art. 6.1.b) e legittimo interesse dell'azienda cliente e di Alfiere a fornire il servizio ai suoi Utenti (art. 6.1.f) | Per la durata dell'account. Stato della conversazione: fino a 24 ore. Codici di accesso: fino alla scadenza |
| Inviare riepiloghi, promemoria e avvisi di lavoro richiesti dall'azienda cliente o impostati dall'Utente | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata dell'account |
| Sicurezza del servizio, prevenzione di abusi e accessi non autorizzati, registri tecnici | Legittimo interesse (art. 6.1.f) e obbligo di sicurezza (art. 32) | Registri tecnici fino a 30 giorni, salvo necessità di accertamento di un incidente |
| Assistenza | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata del contratto e 12 mesi dopo |
| Fatturazione e adempimenti fiscali e contabili | Obbligo di legge (art. 6.1.c) | 10 anni (art. 2220 c.c.) |
| Comunicazioni sul servizio, sulle sue modifiche e sulle condizioni | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) | Per la durata del contratto |
| Tutela dei diritti in giudizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) | Fino alla prescrizione dei diritti, di regola 10 anni dalla cessazione |
| Risposta alle richieste di contatto da ske.do | Misure precontrattuali (art. 6.1.b) | 12 mesi dall'ultimo contatto |
| Analisi e statistiche, sviluppo e miglioramento di Skedo, addestramento e valutazione dei modelli di intelligenza artificiale di Alfiere (sezione 6) | Legittimo interesse di Alfiere a migliorare il proprio servizio e i propri modelli (art. 6.1.f) | Dati pseudonimizzati fino a 36 mesi dalla raccolta. I modelli e le statistiche che ne derivano non contengono dati identificativi e restano ad Alfiere |
Quando un account viene chiuso, o il contratto con l'azienda cliente cessa, i dati vengono cancellati o resi anonimi entro i termini indicati, salvo quelli da conservare per obbligo di legge o per la tutela dei diritti e i dati pseudonimizzati della sezione 6, che seguono i tempi indicati nella tabella.
Alfiere non usa i dati degli Utenti per profilazione commerciale o marketing, e non li cede a terzi perché addestrino propri modelli.
5. Intelligenza artificiale e decisioni automatizzate
Skedo è un assistente basato su intelligenza artificiale e lo dichiara fin dal primo messaggio. I messaggi e le note vocali dell'Utente sono elaborati da modelli linguistici e di trascrizione di fornitori esterni (sezione 8) solo per eseguire le sue richieste. I fornitori dei modelli linguistici e di trascrizione non usano i dati inviati tramite le loro API per addestrare i propri modelli e li conservano al massimo 30 giorni per sicurezza e prevenzione degli abusi. Alfiere usa invece i dati del servizio, pseudonimizzati, per migliorare Skedo e i propri modelli, come spiega la sezione 6.
Skedo non prende decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producono effetti giuridici o significativi sugli Utenti, e non è progettato per valutarne la prestazione lavorativa. L'azienda cliente, in quanto datore di lavoro, informa i propri dipendenti e collaboratori dell'uso di Skedo.
6. Uso dei dati per sviluppare Skedo e i modelli di Alfiere
Alfiere usa i dati del servizio per capire come viene usato Skedo, misurarne la qualità e renderlo più preciso nel lavoro commerciale, anche addestrando, valutando e perfezionando i propri modelli di intelligenza artificiale. Usa a questo scopo il contenuto dei record del CRM, i messaggi, le note vocali e i documenti scambiati con l'assistente, le risposte dell'assistente con le relative correzioni, le istruzioni e le regole impostate dalle aziende e dagli Utenti, e i dati sull'uso del servizio.
Prima di questo uso i dati sono pseudonimizzati: nomi, numeri di telefono, indirizzi email e gli altri identificativi diretti di persone e aziende sono sostituiti da codici, e la tabella che collega i codici alle persone resta separata e non entra nei dati di sviluppo. Le istruzioni e le regole impostate possono essere usate anche per migliorare il servizio di altre aziende clienti, purché non rivelino chi le ha scritte o i suoi dati.
La base giuridica è il legittimo interesse di Alfiere a sviluppare il proprio servizio e i propri modelli (art. 6.1.f), bilanciato con queste garanzie: pseudonimizzazione, accesso riservato al personale incaricato, nessuna cessione a terzi per l'addestramento di modelli altrui, nessuna profilazione o valutazione delle persone, misure che impediscono al servizio di riportare i dati di un'azienda ad altre. Alfiere conserva la valutazione di bilanciamento e la fornisce su richiesta.
Ogni interessato può opporsi a questo uso in qualsiasi momento, senza dover motivare, scrivendo all'indirizzo della sezione 1. Entro 30 giorni i suoi dati sono esclusi dagli addestramenti e dalle analisi successivi e cancellati dagli insiemi di dati di sviluppo. I modelli già addestrati non contengono dati identificativi e non sono addestrati di nuovo.
7. Obbligatorietà dei dati
Nome, email o numero di cellulare sono necessari per accedere a Skedo. Il numero di cellulare verificato è necessario per usare l'assistente su WhatsApp. Il collegamento a Google Drive è facoltativo.
8. A chi comunichiamo i dati
I dati sono trattati dal personale autorizzato di Alfiere e dai fornitori che la supportano, nominati responsabili del trattamento:
- hosting dei sistemi: Railway (Paesi Bassi, UE) e Vercel (Francoforte, UE);
- modelli di intelligenza artificiale: Vercel AI Gateway, Anthropic e OpenAI (USA);
- ricerca sul web: Exa (USA);
- invio dei codici di accesso: Resend (email, USA) e Prelude (SMS, Francia);
- canale WhatsApp: Meta Platforms Ireland;
- esportazione facoltativa su Google Drive: Google Ireland;
- custodia delle chiavi di sistema: Infisical (Francoforte, UE).
Gli amministratori dell'azienda cliente vedono i dati degli Utenti della propria azienda nel CRM. I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche quando la legge lo impone. I dati non sono venduti né diffusi.
L'elenco aggiornato dei fornitori è disponibile su richiesta all'indirizzo della sezione 1.
9. Trasferimenti fuori dall'Unione europea
I dati sono conservati nell'Unione europea. Alcuni fornitori (in particolare quelli dei modelli di intelligenza artificiale, della ricerca sul web e dell'invio delle email di accesso) trattano dati negli Stati Uniti. Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea sul Data Privacy Framework UE-USA, per i fornitori certificati, o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione (Decisione 2021/914). Una copia delle garanzie può essere richiesta all'indirizzo della sezione 1.
10. Ricerca sul web su aziende e contatti
Su richiesta di un Utente, Skedo cerca informazioni pubbliche su aziende e sui loro referenti (per esempio sito aziendale, registri pubblici, profili professionali pubblici, notizie) per completare la scheda nel CRM dell'azienda cliente. Questo trattamento è svolto per conto dell'azienda cliente, che ne è titolare e ne valuta la base giuridica, di regola il legittimo interesse a sviluppare la propria attività commerciale. Il fornitore della ricerca riceve solo i termini di ricerca, cioè nomi e città di aziende e persone, e può conservarli secondo i propri termini. Le persone le cui informazioni sono raccolte possono esercitare i propri diritti, compresa l'opposizione, nei confronti dell'azienda che ha svolto la ricerca, o scrivendo ad Alfiere, che inoltra la richiesta.
11. Diritti dell'interessato
L'interessato può chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati forniti, e opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse, compreso l'uso per lo sviluppo descritto nella sezione 6 (articoli 15-21 GDPR), scrivendo all'indirizzo della sezione 1. Alfiere risponde entro un mese, prorogabile nei casi previsti dalla legge.
L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
12. Cookie
L'applicazione web di Skedo usa solo cookie tecnici necessari per mantenere la sessione di accesso e la sicurezza. Non usa cookie di profilazione né strumenti di analisi di terzi, per cui non è richiesto il consenso. Se in futuro verranno introdotti, questa sezione e il banner del sito saranno aggiornati prima.
13. Modifiche
Alfiere può aggiornare questa informativa. Le modifiche rilevanti saranno comunicate agli Utenti tramite il servizio o via email prima che abbiano effetto.