Condizioni Generali di Servizio di Skedo

Versione del 23 ottobre 2026.

1. Chi siamo

Il servizio Skedo è fornito da ALFIERE S.A.S. DI ENRICO SOAVI & C. ("Alfiere"), con sede legale in Via Madre Cabrini 10, 20122 Milano, Partita IVA e Codice Fiscale IT03056570967, iscritta al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi, REA MI-2679456, PEC soavi@pec.it, email amministrazione@alfiere.digital.

2. Definizioni

• Cliente: l'impresa o il professionista che sottoscrive un Ordine per l'uso di Skedo. Skedo è riservato a chi agisce nell'esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale; il Cliente non è un consumatore ai sensi del D.Lgs. 206/2005.
• Utente: la persona fisica maggiorenne autorizzata dal Cliente a usare Skedo (titolare, amministratore, responsabile commerciale, venditore).
• Ordine: il modulo, l'offerta accettata o la procedura online con cui il Cliente sceglie piano, numero di Utenti, durata e corrispettivi.
• Servizio o Skedo: l'assistente commerciale descritto all'articolo 3, con l'applicazione web su ske.do, il canale WhatsApp e lo spazio CRM del Cliente.
• Spazio di lavoro: l'istanza CRM dedicata al Cliente, separata da quelle degli altri clienti.
• Dati del Cliente: i dati che il Cliente e i suoi Utenti inseriscono, inviano o fanno generare nel Servizio, compresi i dati personali di clienti, potenziali clienti e contatti del Cliente.
• Contenuti generati: testi, riepiloghi, trascrizioni, schede di ricerca, promemoria e ogni altro risultato prodotto dal Servizio con sistemi di intelligenza artificiale.
• Gestori dei canali: i terzi che forniscono i canali su cui il Servizio si appoggia, in particolare Meta Platforms Ireland Limited per WhatsApp e Google per Google Drive.

3. Il Servizio

3.1 Skedo è un assistente commerciale basato su intelligenza artificiale. Gli Utenti gli scrivono o inviano note vocali su WhatsApp o nella chat web, e l'assistente legge e aggiorna il CRM del Cliente: aziende, contatti, opportunità, attività, note e promemoria.

3.2 Il Servizio comprende, secondo il piano scelto:

• trascrizione delle note vocali e lettura di foto e documenti inviati dagli Utenti;
• creazione e aggiornamento dei record nel CRM su istruzione dell'Utente;
• ricerca sul web di informazioni pubbliche su aziende e contatti, su richiesta dell'Utente o proposta dall'assistente;
• messaggi di riepilogo mattutino e serale, promemoria, solleciti e avvisi di nuovi contatti;
• ricezione dei contatti dai moduli del sito del Cliente;
• esportazione facoltativa di un foglio di calcolo nel Google Drive dell'Utente che lo collega;
• accesso degli amministratori del Cliente all'interfaccia del CRM.

3.3 L'assistente si presenta come assistente virtuale basato su intelligenza artificiale fin dal primo messaggio. Il Cliente non deve presentarlo a terzi come una persona.

3.4 Alfiere può aggiornare e migliorare il Servizio. Se una modifica riduce in modo rilevante funzioni essenziali del piano in corso, Alfiere lo comunica con almeno 30 giorni di preavviso e il Cliente può recedere secondo l'articolo 15.4.

4. Conclusione del contratto e attivazione

4.1 Il contratto si conclude quando Alfiere conferma l'Ordine o attiva lo Spazio di lavoro, se prima. Sono parte del contratto l'Ordine, queste Condizioni e l'Accordo sul trattamento dei dati personali (Allegato A).

4.2 Il Cliente indica gli Utenti e i rispettivi ruoli. Ogni Utente accede con un codice inviato alla propria email o via SMS al proprio numero. Il numero di cellulare verificato è quello con cui l'Utente scrive all'assistente su WhatsApp.

4.3 Il Cliente garantisce che i dati forniti per l'attivazione e la fatturazione sono veri e li tiene aggiornati.

5. Account, credenziali e Utenti

5.1 Gli accessi sono personali. Il Cliente fa sì che ogni Utente custodisca il proprio telefono e la propria casella email e non condivida i codici di accesso.

5.2 Il Cliente risponde dell'uso del Servizio fatto dai propri Utenti come se fosse proprio, e rimuove senza ritardo gli Utenti che non sono più autorizzati, compresi quelli che hanno cambiato numero o lasciato l'azienda.

5.3 Il Cliente avvisa subito Alfiere di ogni uso non autorizzato o sospetto di un account o di un numero verificato.

6. WhatsApp e altri canali di terzi

6.1 Il canale WhatsApp funziona tramite la piattaforma WhatsApp Business di Meta, con il numero di Skedo. La disponibilità del canale dipende dalle condizioni e dalle decisioni di Meta, che Alfiere non controlla.

6.2 Il Cliente fa sì che gli Utenti rispettino le condizioni d'uso di WhatsApp e le politiche di Meta applicabili. Il Cliente non usa il Servizio per inviare messaggi promozionali o non richiesti a terzi tramite WhatsApp.

6.3 Se Meta o un altro Gestore dei canali modifica, limita, sospende o cessa il proprio servizio, Alfiere non ne è responsabile. In quel caso Alfiere si impegna a mantenere disponibili la chat web e l'interfaccia del CRM. Se il canale WhatsApp resta indisponibile per oltre 30 giorni consecutivi per cause non imputabili al Cliente, il Cliente può recedere e ottiene il rimborso della quota di corrispettivi già pagati per il periodo successivo al recesso.

6.4 Il collegamento a Google Drive è facoltativo. L'Utente concede a Skedo l'accesso ai soli file che Skedo crea nel suo Drive e può revocarlo in qualsiasi momento dalla chat web o dal proprio account Google.

7. Uso consentito

7.1 Il Cliente e gli Utenti non usano il Servizio per:

• trattare dati in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, in particolare senza una base giuridica o senza aver informato gli interessati;
• inserire categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR) o dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR), salvo quanto strettamente necessario e lecito per la propria attività;
• inviare comunicazioni commerciali non richieste, spam o messaggi ingannevoli;
• caricare contenuti illeciti, diffamatori, che violano diritti di terzi o che contengono codice malevolo;
• tentare di accedere a Spazi di lavoro, sistemi o dati di altri clienti, eludere limiti tecnici o di sicurezza, o sottoporre il Servizio a carichi anomali;
• decodificare, copiare o rivendere il Servizio, o usarlo per sviluppare un prodotto concorrente;
• prendere decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producono effetti giuridici o significativi su persone fisiche.

7.2 Alfiere può fissare limiti d'uso ragionevoli (messaggi, ricerche, minuti di trascrizione) indicati nell'Ordine o nella documentazione del piano.

8. Intelligenza artificiale

8.1 I Contenuti generati sono prodotti da modelli di intelligenza artificiale e possono essere inesatti, incompleti o non aggiornati. Le informazioni raccolte con la ricerca sul web provengono da fonti pubbliche di terzi e sono accompagnate da un grado di attendibilità. Il Cliente e gli Utenti verificano i Contenuti generati prima di basarvi decisioni o di comunicarli a terzi.

8.2 L'assistente agisce sul CRM su istruzione dell'Utente. Quando una richiesta è ambigua o riguarda un possibile duplicato, l'assistente chiede conferma e non unisce mai record da solo. Il Cliente resta responsabile delle istruzioni impartite dai propri Utenti e delle modifiche che ne derivano, che restano tracciate nel CRM con l'indicazione dell'autore.

8.3 Skedo non fornisce consulenza legale, fiscale, finanziaria o di altro tipo.

8.4 Alfiere si avvale di fornitori di modelli i cui termini escludono l'addestramento sui dati inviati tramite API: i fornitori non usano i dati del Servizio per i propri modelli. Alfiere usa invece i dati del Servizio per sviluppare Skedo e i propri modelli, secondo gli articoli 9.6 e 9.7.

8.5 Il Cliente, in quanto datore di lavoro, informa i propri dipendenti e collaboratori dell'uso del Servizio e dei sistemi di intelligenza artificiale che contiene, come previsto dall'art. 11 della Legge 132/2025 e dall'art. 1-bis del D.Lgs. 152/1997, e valuta la compatibilità dell'uso del Servizio con l'art. 4 della Legge 300/1970 e con gli accordi o le autorizzazioni eventualmente necessari. Il Servizio non è progettato né offerto per valutare la prestazione lavorativa degli Utenti. Alfiere mette a disposizione del Cliente un modello di informativa ai lavoratori, che il Cliente adatta alla propria organizzazione.

9. Dati del Cliente e protezione dei dati personali

9.1 I Dati del Cliente restano del Cliente. Il Cliente concede ad Alfiere una licenza non esclusiva, gratuita e valida in tutto il mondo a trattarli per fornire, mantenere e mettere in sicurezza il Servizio per la durata del contratto, e per le finalità degli articoli 9.6 e 9.7 anche dopo la sua cessazione.

9.2 Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente, il Cliente è titolare del trattamento e Alfiere è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, secondo l'Accordo sul trattamento dei dati personali (Allegato A).

9.3 Per i dati del Cliente e degli Utenti necessari a gestire account, accessi, assistenza, fatturazione e sicurezza, Alfiere è titolare autonomo e li tratta come descritto nell'Informativa privacy pubblicata su ske.do.

9.4 Il Cliente garantisce di avere una base giuridica per i dati personali che inserisce o fa raccogliere nel Servizio, compresi i dati di potenziali clienti raccolti con la ricerca sul web, e di fornire agli interessati le informazioni previste dagli articoli 13 e 14 GDPR.

9.5 Se il Cliente usa la registrazione delle chiamate o delle riunioni online, informa i partecipanti prima della registrazione e ne ottiene il consenso quando richiesto.

9.6 Il Cliente autorizza Alfiere a usare, per finalità proprie, i Dati del Cliente, i messaggi, le note vocali e i documenti scambiati con l'assistente, i Contenuti generati e i dati sull'uso del Servizio, dopo averli pseudonimizzati, per analisi e statistiche, per valutare, sviluppare e migliorare il Servizio e per addestrare, valutare e perfezionare i propri modelli di intelligenza artificiale. La pseudonimizzazione sostituisce con codici nomi, numeri di telefono, indirizzi email e gli altri identificativi diretti delle persone e delle aziende. Per queste finalità Alfiere tratta i dati personali come titolare autonomo, sulla base del proprio legittimo interesse, secondo l'Informativa privacy, e ciascun interessato può opporsi come lì descritto.

9.7 Le istruzioni, le regole, i prompt, le configurazioni dell'assistente e i flussi di lavoro che il Cliente e gli Utenti forniscono o impostano nel Servizio, insieme alle valutazioni, ai suggerimenti e alle correzioni sulle risposte dell'assistente, possono essere usati da Alfiere senza limiti di tempo e senza compenso per sviluppare e migliorare il Servizio e i propri modelli, anche a beneficio di altri clienti, purché non contengano o non rivelino informazioni che identificano il Cliente o i suoi dati riservati.

9.8 Modelli, pesi, prompt, statistiche, analisi e ogni altro risultato che Alfiere ottiene con gli usi degli articoli 9.6 e 9.7 appartengono esclusivamente ad Alfiere e restano ad Alfiere dopo la cessazione del contratto. Non contengono dati che identificano il Cliente, gli Utenti o altre persone, e Alfiere non è tenuta a modificarli o a ripetere l'addestramento quando il contratto cessa o un interessato si oppone.

9.9 Alfiere non cede né mette a disposizione di terzi i dati degli articoli 9.6 e 9.7 perché li usino per addestrare propri modelli, non li usa per profilare gli Utenti o per finalità di marketing, e adotta misure tecniche per evitare che il Servizio riveli ad altri clienti i Dati del Cliente o informazioni che lo identificano.

9.10 Alfiere può inoltre usare liberamente dati aggregati e anonimi, che non identificano il Cliente, gli Utenti o altre persone.

10. Corrispettivi, fatturazione e pagamento

10.1 I corrispettivi, la periodicità di fatturazione e i limiti del piano sono indicati nell'Ordine. Gli importi si intendono al netto dell'IVA, salvo diversa indicazione.

10.2 Alfiere emette fattura elettronica anticipata per ciascun periodo. Il pagamento avviene entro 30 giorni dalla data della fattura con il metodo indicato nell'Ordine.

10.3 In caso di ritardo si applicano gli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002. Se il ritardo supera 15 giorni dal sollecito scritto, Alfiere può sospendere il Servizio secondo l'articolo 12, salvo che il Cliente abbia contestato in buona fede e per iscritto l'importo, limitatamente alla parte contestata.

10.4 Alfiere può modificare i corrispettivi con effetto dal rinnovo successivo, comunicandolo almeno 60 giorni prima della scadenza. Il Cliente che non accetta può disdire il contratto entro la scadenza.

10.5 Salvo i casi previsti da queste Condizioni, i corrispettivi pagati non sono rimborsabili.

11. Disponibilità e assistenza

11.1 Alfiere fa quanto ragionevolmente possibile per mantenere il Servizio disponibile in modo continuativo, senza garantire un livello di servizio minimo salvo diverso accordo scritto nell'Ordine.

11.2 Gli interventi di manutenzione programmata sono comunicati con ragionevole anticipo e svolti, quando possibile, fuori dall'orario lavorativo. Gli interventi urgenti per sicurezza o malfunzionamenti possono avvenire senza preavviso.

11.3 L'assistenza è fornita via email a help@ske.do nei giorni lavorativi, dalle 9 alle 18.

12. Sospensione

12.1 Alfiere può sospendere in tutto o in parte il Servizio, per il Cliente o per singoli Utenti, quando:

• è necessario per prevenire o fermare un rischio concreto per la sicurezza del Servizio, di Alfiere o di altri clienti;
• il Cliente o un Utente viola l'articolo 7 o la legge;
• ricorre il ritardo nei pagamenti indicato all'articolo 10.3;
• lo impone un'autorità o un Gestore dei canali.

12.2 Alfiere comunica la sospensione e il motivo, con preavviso quando la situazione lo consente, e la limita a quanto necessario. Il Servizio riprende appena viene meno la causa.

13. Proprietà intellettuale

13.1 Il software, i marchi, la documentazione e ogni elemento di Skedo diversi dai Dati del Cliente appartengono ad Alfiere o ai suoi licenzianti. Il Cliente riceve un diritto d'uso non esclusivo e non trasferibile per la durata del contratto.

13.2 Il CRM su cui si basa lo Spazio di lavoro è una versione di Twenty distribuita con licenza open source; le relative licenze restano applicabili ai componenti open source.

13.3 I Contenuti generati sono messi a disposizione del Cliente, che può usarli liberamente per la propria attività.

13.4 Suggerimenti e segnalazioni del Cliente sul Servizio possono essere usati da Alfiere senza obblighi verso il Cliente.

14. Responsabilità

14.1 Alfiere risponde dei danni diretti causati da proprio inadempimento. Salvo dolo o colpa grave, la responsabilità complessiva di Alfiere per tutte le pretese derivanti dal contratto non supera i corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti il fatto che ha causato il danno.

14.2 Salvo dolo o colpa grave, Alfiere non risponde di mancato guadagno, perdita di opportunità commerciali, danni indiretti o consequenziali, né di decisioni prese dal Cliente sulla base dei Contenuti generati senza la verifica prevista dall'articolo 8.1.

14.3 Alfiere non risponde dei disservizi causati da Gestori dei canali, fornitori di connettività, eventi di forza maggiore o comportamenti del Cliente e degli Utenti contrari al contratto.

14.4 Il Cliente tiene indenne Alfiere dalle pretese di terzi, comprese quelle di interessati e autorità, derivanti dalla violazione degli articoli 6, 7, 8.5 e 9.4 o dai Dati del Cliente.

14.5 Le limitazioni di questo articolo non si applicano nei casi in cui la legge non le consente, ai sensi dell'art. 1229 c.c.

15. Durata, rinnovo, recesso e risoluzione

15.1 Il contratto dura per il periodo indicato nell'Ordine e si rinnova automaticamente per periodi di uguale durata, salvo disdetta inviata dall'una all'altra parte almeno 30 giorni prima della scadenza, via email all'indirizzo indicato nell'Ordine o tramite l'apposita funzione del Servizio.

15.2 Ciascuna parte può risolvere il contratto con comunicazione scritta se l'altra commette un inadempimento grave e non vi pone rimedio entro 15 giorni dalla diffida.

15.3 Alfiere può risolvere il contratto ai sensi dell'art. 1456 c.c., con semplice comunicazione scritta, in caso di violazione degli articoli 7 o 13.1 o di mancato pagamento protratto oltre 30 giorni dalla sospensione.

15.4 Il Cliente può recedere nei casi degli articoli 3.4, 6.3 e 17.2, entro 30 giorni dalla comunicazione o dall'evento, e ottiene il rimborso della quota di corrispettivi pagati per il periodo successivo al recesso.

16. Restituzione e cancellazione dei dati

16.1 Per 60 giorni dalla cessazione del contratto, gli amministratori del Cliente possono esportare i Dati del Cliente dall'interfaccia del CRM nei formati disponibili. Su richiesta, Alfiere fornisce un'esportazione completa in formato leggibile da macchina; un'assistenza che richieda un impegno sproporzionato può essere quotata a parte.

16.2 Trascorso questo periodo, Alfiere cancella lo Spazio di lavoro e i Dati del Cliente dai sistemi attivi entro 30 giorni, e dalle copie di sicurezza secondo i relativi cicli di rotazione, salvo i dati che la legge impone di conservare e i dati pseudonimizzati e i risultati degli articoli 9.6, 9.7 e 9.8, che seguono i tempi indicati nell'Informativa privacy.

17. Modifiche alle Condizioni

17.1 Alfiere può modificare queste Condizioni per adeguarle a norme, a decisioni dei Gestori dei canali o a modifiche del Servizio, comunicando le modifiche via email almeno 30 giorni prima della loro efficacia. Le modifiche imposte da legge o autorità possono avere effetto prima.

17.2 Il Cliente che non accetta le modifiche può recedere entro la data di efficacia secondo l'articolo 15.4. In mancanza, le modifiche si intendono accettate.

18. Riservatezza

Ciascuna parte tiene riservate le informazioni non pubbliche dell'altra ricevute in esecuzione del contratto, le usa solo per eseguirlo e le comunica soltanto a dipendenti, collaboratori e fornitori che hanno necessità di conoscerle e sono vincolati a obblighi equivalenti. L'obbligo dura per il contratto e per i 3 anni successivi.

19. Disposizioni varie

19.1 Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Alfiere. Alfiere può cederlo a una società che ne acquisisca l'azienda o il ramo d'azienda relativo a Skedo, dandone comunicazione al Cliente.

19.2 Le comunicazioni avvengono via email agli indirizzi indicati nell'Ordine, o via PEC per diffide e risoluzioni.

19.3 Alfiere può citare il nome e il logo del Cliente tra i propri clienti solo con il suo consenso scritto.

19.4 L'eventuale invalidità di una clausola non incide sulle altre.

20. Legge applicabile e foro competente

Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa al contratto è competente in via esclusiva il Foro di Milano.

21. Approvazione specifica

Ai sensi e per gli effetti degli articoli 1341 e 1342 del Codice Civile, il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole: 3.4 (modifiche al Servizio); 6.3 (indisponibilità dei canali di terzi); 10.3 (sospensione per mancato pagamento); 10.4 (modifica dei corrispettivi); 10.5 (esclusione dei rimborsi); 9.1, 9.6, 9.7 e 9.8 (uso dei dati per lo sviluppo del Servizio e dei modelli, anche dopo la cessazione, e titolarità dei risultati); 12 (sospensione); 14 (limitazioni di responsabilità e manleva); 15.1 (rinnovo automatico e termine di disdetta); 15.3 (clausola risolutiva espressa); 16.2 (cancellazione dei dati); 17 (modifiche alle Condizioni); 19.1 (cessione del contratto); 20 (foro competente esclusivo).

L'approvazione avviene con la spunta di un'apposita casella non preselezionata, distinta da quella di accettazione delle Condizioni, o con la sottoscrizione dell'Ordine che richiama questo articolo.

Allegato A. Accordo sul trattamento dei dati personali

Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR").

1. Parti e oggetto

1.1 Il Cliente, titolare del trattamento ("Titolare"), nomina ALFIERE S.A.S. DI ENRICO SOAVI & C., Via Madre Cabrini 10, 20122 Milano, P.IVA IT03056570967 ("Responsabile"), responsabile del trattamento dei dati personali contenuti nei Dati del Cliente, per la sola fornitura del Servizio Skedo descritto nelle Condizioni Generali di Servizio ("Condizioni").

1.2 Questo Accordo ha la stessa durata del contratto e prevale sulle Condizioni per quanto riguarda il trattamento dei dati personali.

2. Descrizione del trattamento

3. Obblighi del Titolare

Il Titolare garantisce che i dati sono trattati su una base giuridica valida, che gli interessati sono informati ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR (anche per i dati raccolti con la ricerca sul web e per le registrazioni), e che le istruzioni impartite sono conformi alla legge. Il Titolare valuta in autonomia se il proprio uso del Servizio richiede una valutazione d'impatto (art. 35 GDPR).

4. Istruzioni

4.1 Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzioni le Condizioni, questo Accordo, la configurazione dello Spazio di lavoro e le richieste che gli Utenti rivolgono all'assistente nell'uso del Servizio.

4.2 Il Responsabile informa il Titolare se ritiene che un'istruzione violi il GDPR o altre norme sulla protezione dei dati.

4.3 Il Responsabile non usa i dati per finalità proprie, salvo quelle degli articoli 9.6 e 9.7 delle Condizioni, che il Titolare autorizza e che costituiscono anche un'istruzione a pseudonimizzare i dati. Per quelle finalità il Responsabile agisce come titolare autonomo, ai sensi dell'art. 28, paragrafo 10, GDPR, e ne risponde direttamente. I fornitori dei modelli linguistici e di trascrizione non usano i dati ricevuti via API per l'addestramento.

5. Riservatezza e sicurezza

5.1 Il Responsabile autorizza al trattamento solo persone vincolate alla riservatezza e istruite.

5.2 Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative dell'Appendice 2, che può aggiornare purché il livello di protezione non diminuisca.

6. Sub-responsabili

6.1 Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell'Appendice 1.

6.2 Il Responsabile comunica al Titolare via email l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile almeno 15 giorni prima. Il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli legati alla protezione dei dati entro lo stesso termine; se le parti non trovano una soluzione, il Titolare può recedere secondo l'art. 15.4 delle Condizioni.

6.3 Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli di questo Accordo e risponde del loro operato verso il Titolare.

7. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati sono conservati nell'Unione europea. Alcuni sub-responsabili hanno sede negli Stati Uniti o vi trattano dati. Questi trasferimenti avvengono sulla base di una decisione di adeguatezza, in particolare il Data Privacy Framework UE-USA per i fornitori certificati, o delle clausole contrattuali tipo della Commissione (Decisione 2021/914), con le misure supplementari indicate nell'Appendice 1.

8. Assistenza al Titolare

8.1 Il Responsabile assiste il Titolare, tenuto conto della natura del trattamento, nel rispondere alle richieste degli interessati. Gli amministratori del Titolare possono consultare, correggere, esportare e cancellare i dati direttamente dall'interfaccia del CRM. Se un interessato si rivolge al Responsabile, questo inoltra la richiesta al Titolare senza ritardo e non risponde nel merito.

8.2 Il Responsabile fornisce le informazioni ragionevolmente necessarie per le valutazioni d'impatto e le consultazioni preventive del Titolare.

9. Violazioni dei dati personali

Il Responsabile notifica al Titolare ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne è venuto a conoscenza, con le informazioni disponibili ai sensi dell'art. 33, paragrafo 3, GDPR, integrate man mano che emergono. Il Responsabile adotta subito le misure per contenerne gli effetti. La notifica al Garante e la comunicazione agli interessati spettano al Titolare.

10. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione del contratto il Responsabile mette i dati a disposizione del Titolare per l'esportazione e poi li cancella, nei termini dell'art. 16 delle Condizioni, salvo che la legge ne imponga la conservazione e salvo i dati pseudonimizzati e i risultati degli articoli 9.6, 9.7 e 9.8 delle Condizioni, già trattati da Alfiere come titolare autonomo. Su richiesta, conferma per iscritto l'avvenuta cancellazione.

11. Verifiche

11.1 Il Responsabile mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo Accordo, comprese le certificazioni e i rapporti di verifica dei propri sub-responsabili.

11.2 Se queste informazioni non bastano, il Titolare può svolgere un'ispezione, direttamente o tramite un revisore vincolato alla riservatezza e non concorrente del Responsabile, con almeno 30 giorni di preavviso, non più di una volta l'anno salvo violazioni o richieste di un'autorità, durante l'orario lavorativo e a proprie spese.

12. Responsabilità

Si applicano le limitazioni dell'art. 14 delle Condizioni, nei limiti consentiti dall'art. 82 GDPR.

Appendice 1. Sub-responsabili

Appendice 2. Misure tecniche e organizzative

• Separazione logica dei dati: uno Spazio di lavoro e uno schema di database distinti per ciascun Cliente.
• Cifratura dei dati in transito (TLS) su tutte le connessioni esterne e cifratura a riposo (AES-256) di database, volumi, file e copie di sicurezza.
• Credenziali di accesso ai servizi esterni dei clienti (per esempio Google Drive) cifrate con chiavi custodite separatamente.
• Accesso degli Utenti con codici monouso via email o SMS; verifica del numero di telefono prima che possa dialogare con l'assistente.
• Controllo degli accessi per ruolo nel CRM; ogni azione dell'assistente per conto di un Utente è eseguita con i permessi di quell'Utente e tracciata con l'indicazione dell'autore.
• Verifica della firma dei messaggi in arrivo da WhatsApp; segreti di integrazione distinti per ciascun Cliente.
• Segreti di sistema custoditi in un gestore dedicato e mai nel codice sorgente.
• Dati di conversazione temporanei dell'assistente conservati per non più di 24 ore.
• Accesso ai sistemi di produzione limitato al personale autorizzato, con autenticazione a più fattori sugli account dei fornitori.
• Copie di sicurezza giornaliere dei database conservate 6 giorni, settimanali conservate 27 giorni e mensili conservate 89 giorni, con procedura di ripristino.
• Registro delle violazioni e procedura di notifica entro i termini dell'articolo 9.